Het Heuvelrugkoor is ontstaan uit een initiatief van Hans Belderbos. Sinds 2001 is het Heuvelrugkoor een vereniging met een bestuur dat wordt bijgestaan door een muziek- en een PR-commissie.
De leden hebben een belangrijke stem bij de keuze van het repertoire. De leden worden daarbij vertegenwoordigd door een Repertoire-commissie. Dit leidt gewoonlijk tot een afwisselend en aantrekkelijk programma zodat ieder aan zijn of haar trekken kan komen. Wat langere en moeilijker stukken worden afgewisseld met kortere eenvoudiger werken. Begin 2025 beginnen we het seizoen echter via muziekstukken die de dirigent en de pianiste aandragen, om een goede balans te vinden tussen smaken en stijlen enerzijds, en de ervaringen van de leden anderzijds.
De PR-commissie verzorgt het hele jaar door de publiciteit. Zo nu een dan een berichtje in de lokale media of op Twitter om te wijzen op nieuws rond ons koor en muziek in de gemeente Utrechtse Heuvelrug en omstreken. Zij zorgt ook voor de aankondiging van de concerten en is actief bij het werven van nieuwe leden.
Omdat het koor een vereniging is hebben we in het voorjaar een algemene ledenvergadering. Hierin worden het activiteiten-jaarverslag, het financieel verslag, de voorgenomen activiteiten voor het komende seizoen en de begroting als vaste punten besproken. Daarnaast is ruimte om actuele zaken te bespreken. Het verenigingsjaar loopt van januari tot en met december.
Elk jaar op de ledenvergadering wordt de contributie vastgesteld. Momenteel is dit 330 euro per jaar. De contributie is voor een heel jaar verschuldigd, ook als een lid het koor voortijdig verlaat. De contributie wordt in twee termijnen betaald. Voor nieuwe leden die gedurende het kalenderjaar lid worden wordt een aangepaste contributie voor dat jaar berekend, naar rato van het aantal maanden dat het jaar nog rest.